Definição:
Texto adequado para a comunicação em meio digital, cada vez mais utilizado em ambiente institucional por sua rapidez, pela economia de recursos que proporciona e pela possibilidade de trazer agregados os anexos necessários para o exame de determinado assunto.
Estrutura:
A adequação do e-mail ao ambiente institucional exigiu que sua linguagem perdesse seu tom coloquial, embora ainda se caracterize por escolhas léxicas e sintáticas mais leves que as da correspondência oficial em meio impresso.
O e-mail institucional adotou formalidades próprias do ofício, como:
- o uso da fórmula Senhora ou Senhor + cargo em caso de destinarário cujo cargo deve ser colocado em destaque;
- o fecho Atenciosamente, que é padrão em comunicações oficiais, devendo-se evitar o uso de abreviações como At.te, e de outros fechos, como Abraços, Saudações, que comprometem o caráter objetivo e impessoal do texto institucional.
O texto do campo assunto deve ser direto e objetivo, de forma que o receptor do e-mail possa identificar rapidamente o tema da comunicação e que o emissor possa localizar a mensagem em seus arquivos com facilidade:
Assunto: Agendamento de reunião sobre a reforma da Previdência
O e-mail deve ser iniciado por uma saudação, que, em situações mais formais, deve ser composta pela palavra Senhora ou Senhor e o cargo respectivo:
Senhora Vereadora ou Senhor Vereador,
Senhora Prefeita ou Senhor Prefeito,
O corpo do texto deve ser alinhado à esquerda da tela, sem a necessidade de espaço para tabulação do início dos parágrafos, entre os quais é recomendável dar um espaço duplo. Além disso, seu conteúdo deve ser o mais direto possível, de modo a apresentar com clareza o assunto tratado, utilizando-se para isso o padrão formal da língua, evitando-se usos muito comuns em redes sociais como emoticons e abreviaturas de palavras.
É recomendável que se adote um padrão de texto de assinatura que contenha nome completo, cargo, unidade, órgão e telefone do remetente, como sugerido a seguir:
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Redatora ou redator
Secred | Câmara Municipal de Belo Horizonte
(XX)XXXX-XXXX
Particularidades
- recomenda-se o uso da fonte Sans Serif, tamanho 12 ou normal, cor preta;
- fundo colorido ou papéis de parede não devem ser utilizados, pois não são apropriados para mensagens profissionais, e sobrecarregam o tamanho da mensagem;
- não se deve utilizar texto em caixa-alta para destacar palavras ou trechos da mensagem, pois isso pode denotar agressividade do emissor da comunicação;
- os arquivos anexados devem estar em formatos usuais que apresentem poucos riscos de segurança, como, por exemplo, o PDF. Quando se tratar de documento ainda em discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados em formato que possa ser editado.
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